Het aantal leeft in vier bestanden
De offerte noemt honderd, de mail van dinsdag honderdtien, in de app staat honderdvier en de keuken werkt met het briefje van vorige week. Op vrijdag moet iemand kiezen, meestal onder tijdsdruk en op gevoel.
Voor cateraars, partyservices en zaalverhuurders
Elk couvert klopt, ook als het aantal nog schuift
Van de eerste aanvraag tot het definitieve gastenaantal en de laatste dieetwens houdt Gastenlogistiek alles bij elkaar in een dossier, zodat je nooit meer vijftig berichten hoeft terug te lezen om te weten hoeveel borden er op tafel gaan.
Nederlandstalig, gemaakt voor de manier waarop hier wordt gecaterd. De gegevens blijven binnen de Europese Unie en de AVG is leidend.
Voorbeeldweergave
Bruiloft, zaterdag 19.00 uurZaal 1
- Aanvraag bevestigd
- Couverts, voorlopig 118
- Dieetwensen ontvangen 11
- Gasten zonder reactie 6
- Aantal definitief op donderdag
- Bediening ingepland 7 personen
Geschetste weergave van een opdracht in Gastenlogistiek. Dit is een voorbeeld, geen dossier van een bestaande opdrachtgever.
Het probleem
De opdracht staat vast, de aantallen niet
Een cateringopdracht begint bijna nooit met een compleet verhaal. Er komt een aanvraag met een datum en een globaal aantal, en daarna verschuift alles: het aantal gasten, de tijden, het menu en de wensen aan tafel. Wat begon als een net voorstel wordt een mailwisseling waarin niemand meer weet welke versie de laatste is.
Dieetwensen komen los binnen
Een allergie wordt telefonisch doorgegeven, een vegetarische gast per app en een glutenvrij menu in een reactie onderaan een mail. De keuken ziet die informatie pas als iemand de moeite neemt alles over te typen.
Achteraf is er discussie
Er zijn honderdtwaalf borden uitgegaan en de opdrachtgever wil er honderdvijf betalen. Zonder vastgelegd moment waarop het aantal definitief werd, win je dat gesprek zelden, en de marge van de hele opdracht verdampt.
De werkwijze
Vier stappen, van aanvraag tot afrekening
Gastenlogistiek volgt de volgorde die je al aanhoudt. Er komt geen nieuw proces bij, er verdwijnt alleen het losse werk eromheen.
-
De aanvraag landt op een plek
Een aanvraag via je site, per telefoon of per mail wordt een opdrachtkaart met datum, locatie, contactpersoon en een eerste inschatting van het aantal gasten. Alles wat later binnenkomt, hangt aan die kaart.
-
Het voorstel gaat de deur uit
Je bouwt het menu op uit je eigen gerechten en staffels, ziet direct wat het per couvert betekent en stuurt een voorstel dat de opdrachtgever digitaal accepteert. Dat akkoord blijft met datum en tijd bewaard.
-
De gasten vullen zelf in
De opdrachtgever krijgt een link die hij kan doorsturen. Gasten geven hun keuze en hun dieetwens door, jij ziet in een overzicht wie nog ontbreekt en kunt met een klik rappelleren.
-
De keuken krijgt een draaiboek
Op de dag zelf werkt iedereen met dezelfde uitdraai: aantallen per gang, allergenen per tafel, tijden per moment en de bezetting per taak. Na afloop staat de nacalculatie klaar voor de factuur.
Wat er in zit
Acht onderdelen die het werk dragen
Geen module die je nooit gebruikt. Elk onderdeel bestaat omdat het anders op een briefje of in een mailmap terechtkomt.
Aanvraagformulier voor je eigen site
Een formulier dat de vragen stelt die jij altijd stelt: datum, locatie, dagdeel, aantal gasten, soort gelegenheid en budgetindicatie. De aanvraag komt binnen als opdrachtkaart, niet als losse mail.
Opdrachtdossier per datum
Alle correspondentie, versies, bijlagen en afspraken bij een opdracht staan onder een kop. Wie later terugkijkt, ziet in welke volgorde de afspraken zijn gemaakt en door wie.
Gastenlink voor wensen en keuzes
Een pagina in jouw stijl waar gasten hun menukeuze en hun dieetwens doorgeven. Jij ziet de teller oplopen en hoeft niemand handmatig over te typen.
Allergenenoverzicht voor de keuken
Per gerecht leg je vast welke van de veertien aangewezen allergenen erin zitten. Het systeem maakt daar een keukenlijst en een bedieningslijst van, en houdt bij welke informatie schriftelijk is vastgelegd.
Couvertcalculatie en offerte
Foodcost, personeel, materieel en transport komen samen in een prijs per couvert. Je ziet direct wat een wijziging in het aantal met je marge doet voordat je een nieuw voorstel stuurt.
Draaiboek met tijdlijn
Van laden en aanrijden tot de laatste ronde koffie: elk moment krijgt een tijd, een verantwoordelijke en een opmerking. De tijdlijn is te printen voor wie liever papier in de zak heeft.
Personeel en materieel per opdracht
Wie er staat, hoe laat, en met welk materieel. Je ziet per datum of je genoeg bediening en genoeg couverts, chafing dishes en glaswerk hebt voor alle opdrachten die dag.
Historie en export
Elke wijziging blijft zichtbaar met datum en tijd. Aan het eind exporteer je de regels voor je boekhouding, zodat je administratie de bewaarplicht van zeven jaar moeiteloos haalt.
Wat het oplevert
Rust in de week voor het feest
De winst zit niet in mooie schermen, maar in de vragen die je niet meer hoeft te stellen.
- Een aantal dat vaststaat. Het moment waarop het couvert definitief werd, staat vastgelegd, dus de discussie achteraf gaat over de rekening en niet over wie wat zei.
- Een keuken die niets mist. Dieetwensen komen binnen waar ze horen en verschijnen op de lijst waarmee wordt gekookt.
- Minder avondwerk. Het overtypen van mails naar spreadsheets vervalt, en dat is precies het werk dat je normaal na de dienst doet.
- Een offerte die je durft te verdedigen. Je ziet wat een gerecht kost voordat je een prijs noemt, niet erna.
- Overdraagbaar werk. Valt iemand uit, dan kan een collega de opdracht overnemen zonder jouw mailbox nodig te hebben.
- Een dossier dat een controle doorstaat. Vastgelegde allergeneninformatie en een complete historie per opdracht helpen als er ooit vragen komen.
Eerlijk gezegd
Wat wij wel en niet beloven
Deze site is nieuw en wij tonen geen klantenlogo's of sterbeoordelingen die wij niet kunnen onderbouwen. Wat wij wel kunnen laten zien, is hoe het werkt, welke regels erachter zitten en wie erachter zit.
Wat het wel doet
Aanvragen, offertes, gastenaantallen, dieetwensen, draaiboeken, personeelsindeling en nacalculatie per opdracht. Alles wat nodig is om een gelegenheid van eerste contact tot afrekening te begeleiden.
Wat het niet doet
Het is geen boekhoudpakket en geen kassasysteem. Je factuur maak je in je eigen boekhouding, met de gegevens die je hier exporteert. Ook doen wij geen voorraadbeheer tot op de gram en geen personeelsadministratie.
De regels waarop dit rust
Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011, met veertien aangewezen allergenen. Ook voor onverpakte gerechten moet de informatie beschikbaar zijn. Mondeling verstrekken mag, als de informatie schriftelijk is vastgelegd en duidelijk is waar de gast die kan krijgen. Precies dat schriftelijke deel legt Gastenlogistiek vast.
Voor voedselveiligheid geldt EU-verordening 852/2004: je werkt volgens de HACCP-principes, en als klein bedrijf mag je een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca. Schenk je alcohol, dan geldt de Alcoholwet met een leeftijdsgrens van 18 jaar.
Gegevens en privacy
Een allergie zegt iets over iemands gezondheid en is daarmee een bijzonder persoonsgegeven in de zin van artikel 9 van de AVG. Daarom leg je per gast alleen vast wat de keuken nodig heeft en stel je zelf een bewaartermijn in.
- De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie.
- Je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 van de AVG vraagt.
- Een datalek moet binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, en wij melden een incident zo snel dat je die termijn haalt.
- Een verwerkingsregister zoals artikel 30 van de AVG voorschrijft, geldt voor jou vrijwel altijd, ook met een klein team.
Wie erachter zit
Gastenlogistiek is een uitgave van MLJ, met Jimenez Julien als directeur van de publicatie. Hij schrijft de artikelen op deze site zelf en beantwoordt ook zelf de aanvragen die binnenkomen. Lees meer over zijn werkwijze op de pagina over de auteur.
Wat er na het formulier gebeurt
Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox terecht, niet in een callcenter. Binnen twee werkdagen krijg je persoonlijk antwoord met een voorstel voor een korte demo. Er belt niemand ongevraagd na, en je gegevens gaan niet naar derden.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Stel je een geschetste situatie voor: een partyservice heeft op een zaterdag twee opdrachten, een verjaardag van veertig gasten in de middag en een bedrijfsdiner van tachtig gasten in de avond. Op woensdag meldt de opdrachtgever van het diner dat er zes gasten bijkomen en dat een van hen notenallergie heeft.
In plaats van drie berichten door te sturen, past de planner het aantal aan in de opdrachtkaart. De inkooplijst voor donderdag loopt mee, het allergenenoverzicht toont bij welke gang gelet moet worden, de bediening ziet de tafel waar het speelt, en de nacalculatie rekent met zesentachtig couverts. Dit is een geschetst voorbeeld ter illustratie en geen weergave van een bestaande klant.
Tarieven
Drie opstellingen, per maand opzegbaar
Kies de opstelling die bij je aantal opdrachten past. Je kunt op elk moment wisselen, ook midden in het seizoen.
Couvert
24 euro per maand
Voor de eenmanszaak en de partyservice die er per week een paar opdrachten bij doet.
- Opdrachtdossiers zonder limiet
- Aanvraagformulier voor je eigen site
- Gastenlink voor menukeuze en dieetwensen
- Allergenenoverzicht voor keuken en bediening
- Een gebruiker
Banket
49 euro per maand
Voor de cateraar met een vaste keuken, wisselende bediening en meerdere opdrachten per weekend.
- Alles uit Couvert
- Couvertcalculatie met eigen staffels
- Draaiboek met tijdlijn en taken
- Personeels- en materieelplanning
- Tot vijf gebruikers
Zaal
95 euro per maand
Voor zaalverhuurders en cateraars die meerdere locaties of zalen op dezelfde dag draaien.
- Alles uit Banket
- Meerdere zalen en locaties naast elkaar
- Bezettingsoverzicht per dag en per zaal
- Export naar je boekhouding
- Onbeperkt gebruikers
Bedragen per maand, exclusief btw naar het algemene tarief van 21 procent. Voor een opstelling die hier niet in past, bijvoorbeeld een cateraar met een eigen kookstudio en meerdere merken, maken wij een offerte op maat. Facturen volgen de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen.
Veelgestelde vragen
Wat cateraars ons het vaakst vragen
Voor wie is Gastenlogistiek gemaakt?
Voor cateraars, partyservices en zaalverhuurders die per opdracht werken met wisselende gastenaantallen, dieetwensen en tijdschema's. Van een eenmanszaak met een vaste keukenhulp tot een team dat meerdere zalen op dezelfde zaterdag draait.
Vervangt Gastenlogistiek mijn boekhouding of kassasysteem?
Nee. Gastenlogistiek beheert de aanvraag, het gastendossier en het draaiboek. Je facturen en je aangifte blijven in je boekhoudpakket en aan de kassa verandert niets. Je exporteert per opdracht de regels die je daar nodig hebt.
Hoe gaan jullie om met dieetwensen en allergieën?
Een allergie zegt iets over iemands gezondheid en valt daarmee onder artikel 9 van de AVG. Je legt per gast alleen vast wat de keuken echt nodig heeft, je koppelt het aan die ene opdracht en na afloop verdwijnen de persoonsgegevens volgens de bewaartermijn die je zelf instelt.
Waar staan de gegevens en wie is verwerker?
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. MLJ treedt op als verwerker, je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 van de AVG die vraagt, en wij melden een incident zo snel dat je de termijn van 72 uur richting de Autoriteit Persoonsgegevens haalt.
Kunnen gasten hun wensen zelf doorgeven?
Ja. Je stuurt de opdrachtgever een link naar een gastenformulier in jouw huisstijl. Wie invult, komt meteen in het gastendossier terecht en jij ziet in een overzicht wie nog niet heeft gereageerd, zodat je gericht kunt rappelleren.
Wat gebeurt er als het gastenaantal vlak voor de dag verandert?
Je past het aantal op een plek aan. Het draaiboek, de inkooplijst, de tafelindeling en de couvertberekening lopen mee, en de wijziging blijft met datum en tijdstip zichtbaar in de historie van de opdracht, zodat later duidelijk is wie wat wanneer heeft doorgegeven.
Wat kost het en zit ik aan een contract vast?
Er zijn drie pakketten per maand: Couvert, Banket en Zaal. Je betaalt per maand en je kunt per maand stoppen. Wil je eerst zien of het bij je manier van werken past, vraag dan een demo aan via het contactformulier.
Hoe snel krijg ik antwoord op mijn aanvraag?
Op aanvragen via het formulier reageren wij binnen twee werkdagen met een voorstel voor een korte demo op een moment dat jou schikt. Liever direct mailen kan ook, via jimenezjulien42@gmail.com.
Uit de artikelen
Lezen over aantallen, allergenen en marge
Stukken die uitleggen hoe cateraars in Nederland hun opdrachten sluitend krijgen, met de regels die daarbij horen.
Wetgeving en regels
Welke allergeneninformatie moet je vastleggen en hoe komt die bij de bediening terecht?
Wat de Europese allergenenregels van een cateraar vragen en hoe de bediening die informatie aan tafel gebruikt.
Veelgemaakte fouten
Waarom schuift het definitieve gastenaantal zo vaak en welke afspraak voorkomt dat?
Waarom het aantal blijft schuiven en welke afspraken een discussie achteraf voorkomen.
Kosten en budget
Wat moet er allemaal in je couvertprijs zitten voordat je een offerte stuurt?
Foodcost, personeel, materieel en transport in een prijs die je kunt uitleggen aan de opdrachtgever.
Contact
Laat zien hoe jouw drukste zaterdag eruitziet
Vertel kort wat voor gelegenheden je doet, hoeveel opdrachten er in een weekend lopen en waar het nu misgaat. Wij zetten Gastenlogistiek klaar met een opdracht die op de jouwe lijkt en lopen die in een half uur met je door, zodat je zelf ziet of het bij je manier van werken past.
Je zit nergens aan vast: een aanvraag via dit formulier is vrijblijvend en levert geen abonnement op.
Liever direct mailen? Dat kan via jimenezjulien42@gmail.com. Op elke aanvraag reageren wij binnen twee werkdagen.