Privacyverklaring van Gastenlogistiek

Deze verklaring gaat over twee verschillende situaties: de gegevens die je zelf op deze site achterlaat, en de gegevens die klanten in de dienst Gastenlogistiek zetten. In het eerste geval is MLJ verwerkingsverantwoordelijke, in het tweede geval verwerker. Dat onderscheid bepaalt wie waarover beslist.

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en voor de aanvragen die via het contactformulier binnenkomen is MLJ, uitgever van Gastenlogistiek. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Je bereikt ons voor alle privacyvragen via jimenezjulien42@gmail.com.

Werk je met de dienst Gastenlogistiek, dan ligt de verantwoordelijkheid anders. Jij bepaalt als cateraar, partyservice of zaalverhuurder welke gegevens van opdrachtgevers en gasten je vastlegt en waarom. Jij bent daarmee verwerkingsverantwoordelijke en MLJ is verwerker. Bij het abonnement hoort een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 van de AVG die voorschrijft.

Gegevens via het contactformulier

Vul je het formulier op de homepage in, dan verwerken wij de gegevens die je zelf invult, plus enkele technische gegevens die nodig zijn om de verzending te laten werken en spam tegen te houden.

Gegevens die het contactformulier verwerkt

Gegeven	Doel	Bewaartermijn
Naam	Je persoonlijk kunnen aanspreken in het antwoord	24 maanden
E-mailadres	Antwoorden op je aanvraag en een demo inplannen	24 maanden
Bedrijf of organisatie	Inschatten om wat voor soort opdrachten het gaat	24 maanden
Gekozen pakket of onderwerp	Een passend voorstel voorbereiden	24 maanden
Je bericht	Begrijpen waar je tegenaan loopt voordat wij bellen	24 maanden
IP-adres en tijdstip van verzending	Beveiliging en het weren van geautomatiseerde inzendingen	Kort, volgens de logbewaring van de hostingpartij

Er zit geen verplicht veld in het formulier waarin om gezondheidsgegevens wordt gevraagd. Zet er dus geen namen van gasten of dieetgegevens in als voorbeeld. Wil je een concrete situatie voorleggen, beschrijf die dan zonder herleidbare gegevens.

Gegevens binnen de dienst

Gastenlogistiek is gemaakt om per opdracht een dossier bij te houden. Daarin staan gegevens die je nodig hebt om een opdracht uit te voeren, en niets meer dan dat. In de praktijk gaat het om:

• contactgegevens van de opdrachtgever: naam, e-mailadres, telefoonnummer en factuuradres;
• gegevens over de opdracht: datum, locatie, aanvangstijd, zaal, menu en het aantal couverts;
• het gastenoverzicht: namen of tafelnummers van gasten, voor zover de opdrachtgever die aanlevert;
• dieetwensen en allergieën per gast, gekoppeld aan die ene opdracht;
• de historie van wijzigingen: wie een aantal of een wens heeft aangepast, met datum en tijdstip;
• gegevens van je eigen medewerkers die met het dossier werken, beperkt tot naam, e-mailadres en rol.

Waarom die wijzigingshistorie erin zit, staat uitgelegd in het artikel over de misverstanden rond het definitieve gastenaantal. Het is een administratieve noodzaak, geen manier om medewerkers te controleren.

Dieetwensen en allergieën

Een allergie of een medisch dieet zegt iets over de gezondheid van een gast. Dat maakt het een bijzonder persoonsgegeven in de zin van artikel 9 van de AVG, met een strenger regime dan gewone gegevens. Tegelijk moet je die informatie hebben, want de allergeneninformatie voor de veertien aangewezen allergenen is geregeld in EU-verordening 1169/2011 en geldt ook voor onverpakte gerechten, zoals op een buffet.

Gastenlogistiek is daarom zo gebouwd dat deze gegevens zo weinig mogelijk rondslingeren:

• een dieetwens hangt aan een opdracht en niet aan een blijvend gastenprofiel;
• je legt vast wat de keuken nodig heeft, niet de diagnose erachter;
• de gastenlijst met wensen is zichtbaar voor de medewerkers die eraan werken, niet voor iedereen;
• na afloop van de opdracht verdwijnen de persoonsgegevens volgens de bewaartermijn die je zelf instelt, terwijl geanonimiseerde aantallen bewaard kunnen blijven voor je eigen calculatie.

Verwerk je structureel en op grote schaal gezondheidsgegevens, dan kan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling verplicht zijn. Dat instrument staat in artikel 35 van de AVG. In het artikel over dieetwensen en de AVG staat wanneer dat in de catering aan de orde is.

Grondslagen

Voor de aanvragen via het formulier baseren wij ons op twee grondslagen. De eerste is dat de verwerking nodig is om op jouw verzoek stappen te zetten voordat er een overeenkomst is: je vraagt een demo of een offerte aan en wij moeten je kunnen bereiken. De tweede is ons gerechtvaardigd belang om de site te beveiligen en misbruik van het formulier tegen te gaan.

Voor de gegevens binnen de dienst kies jij als klant de grondslag. In de meeste gevallen is dat de uitvoering van de overeenkomst met je opdrachtgever, aangevuld met een wettelijke verplichting rond voedselveiligheid en allergeneninformatie. Voor het delen van dieetgegevens door de gast zelf, bijvoorbeeld via het gastenformulier, wordt in de praktijk toestemming gevraagd.

Bewaartermijnen

Wij bewaren niet langer dan nodig. Concreet:

• aanvragen via het formulier die niet tot een klantrelatie leiden: 24 maanden, zodat wij een eerder gesprek nog kunnen terugvinden als je later opnieuw contact opneemt;
• gegevens van klanten die de dienst afnemen: gedurende de looptijd van het abonnement en daarna zolang dat nodig is om de relatie af te wikkelen;
• facturen en andere administratieve stukken: 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft;
• gastgegevens en dieetwensen binnen een opdracht: volgens de termijn die jij als klant instelt, standaard kort na afloop van de opdracht.

Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met partijen die er hun eigen doelen mee nastreven. Er zijn twee soorten ontvangers:

• Netlify, de partij die deze site host en de inzendingen van het contactformulier afhandelt. Netlify treedt op als verwerker en verwerkt de gegevens uitsluitend in onze opdracht.
• De e-mailvoorziening waarmee wij je antwoord sturen. Ook daar geldt dat het bericht alleen wordt gebruikt om met jou te corresponderen.

Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 van de AVG vereist. Wij houden een verwerkingsregister bij op grond van artikel 30 van de AVG. De uitzondering voor kleine organisaties gaat hier niet op, omdat de verwerking niet incidenteel is en bijzondere persoonsgegevens kan betreffen.

Doorgifte buiten de EU

De gegevens die via deze site en via de dienst worden verwerkt, staan op servers binnen de Europese Unie. Er vindt geen structurele doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte plaats. Verandert dat, dan passen wij deze verklaring aan en zorgen wij voor een geldige overdrachtsgrond voordat er iets wordt verplaatst.

Beveiliging en datalekken

De verbinding met deze site is versleuteld. Toegang tot dossiers loopt via persoonlijke accounts met een rol, zodat niet iedereen alles ziet. Wijzigingen aan een opdracht worden vastgelegd met datum en tijdstip.

De AVG kent hoge sancties: een boete kan oplopen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Dat is geen dreigement richting jou, maar de reden waarom wij liever een veld minder vragen dan een veld te veel.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op rectificatie van onjuiste gegevens, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust. Een verzoek beantwoorden wij binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; in dat geval laten wij dat binnen de eerste maand weten.

Ben je een gast van wie een dieetwens is vastgelegd door een cateraar die met Gastenlogistiek werkt, richt je verzoek dan aan die cateraar. Die is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij helpen onze klanten om zo'n verzoek uit te voeren, maar wij mogen niet zelf beslissen over gegevens die van hen zijn.

Klacht indienen

Ben je het oneens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via jimenezjulien42@gmail.com. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

Wijzigingen

Verandert de dienst, of verandert de regelgeving, dan passen wij deze verklaring aan. De datum hieronder geeft aan wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Belangrijke wijzigingen melden wij aan bestaande klanten per e-mail. Hoe deze site met cookies omgaat, staat apart beschreven in het cookiebeleid.

Laatst bijgewerkt: 12 januari 2026.