Waar moet je op letten in de laatste week voor een groot evenement?

De laatste zeven dagen voor een groot evenement bepalen hoe de dag zelf verloopt. Niet omdat er dan nog veel te bedenken valt, maar omdat alles wat je eerder vaag hebt gelaten in die week alsnog hard moet worden. Deze checklist loopt dag voor dag langs wat er af moet zijn, inclusief de punten die je pas mist als je al op locatie staat.

Hoe je deze checklist gebruikt

Zet de lijst niet in je hoofd maar in je opdracht, en hang er per punt een naam aan. Een controlepunt zonder eigenaar is geen controlepunt; het is een hoop. Werk je met een team, spreek dan af dat afvinken betekent dat het gecontroleerd is, niet dat het aangevraagd is.

De indeling gaat uit van een opdracht van vijftig tot tweehonderd couverts op een externe locatie. Draai je kleiner of alleen productie zonder bediening, dan vallen de blokken over zaal en personeel grotendeels weg, maar blijft de volgorde hetzelfde. De bredere context van deze week staat beschreven in het artikel over het draaiboek van een cateringopdracht van aanvraag tot afloop.

Eén algemene regel vooraf: wat je deze week nog wijzigt, wijzig je op één plek. Een correctie die alleen in een appgroep leeft, is de belangrijkste oorzaak van fouten op de dag zelf.

Zeven dagen vooraf: aantallen en wensen op tafel

Vandaag stuur je het beeld dat je hebt terug naar de opdrachtgever, zodat hij kan corrigeren voordat het geld gaat kosten. Dat is geen formaliteit: mensen zien fouten pas als ze hun eigen lijst voor zich hebben.

• Voorlopig gastenaantal en de dieetwensenlijst naar de opdrachtgever, met de vraag om schriftelijk te bevestigen of te corrigeren.
• Overzicht van wie het gastenformulier nog niet heeft ingevuld, met het verzoek gericht te rappelleren.
• Controleer of kinderen, personeel van de opdrachtgever, fotograaf, dj en muzikanten in het aantal zitten of er juist buiten vallen.
• Bevestig het menu in zijn definitieve vorm, inclusief de afwijkende gerechten en het kindergerecht.
• Controleer de aanvangstijden bij de locatie zelf, niet alleen bij de opdrachtgever.

Zet er meteen bij tot wanneer een aantal nog kosteloos mag dalen. Als die grens in de offerte staat, herhaal je hem; als hij er niet in staat, is dit de laatste kans om hem alsnog af te spreken.

Vijf dagen vooraf: het aantal wordt hard

Dit is de scharnierdag. Vanaf nu koop je in op basis van een getal, dus dat getal moet ergens staan met een datum, een tijdstip en een naam erbij.

• Definitief gastenaantal schriftelijk vastgelegd, met vermelding van wie het doorgaf en wanneer.
• Staffel toegepast en de eventuele meerprijs of minderprijs doorgerekend en gecommuniceerd.
• Aantal afwijkende borden per categorie geteld: vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, halal, kindergerecht en de individuele allergieën.
• Tafelindeling in concept, met de gasten met een ernstige allergie op een herkenbare plek.
• Aanbetaling gecontroleerd of, als die er niet is, de betaalafspraak nog eens bevestigd.

Loopt het aantal nog steeds op, dan is dat op zichzelf geen ramp, maar wel een reden om nu een grens te trekken. Waarom aantallen zo hardnekkig blijven schuiven en welke formulering dat stopt, staat uitgewerkt in het voorbeeld van een bruiloft van honderdtwintig couverts waarin donderdagavond nog alles verandert.

Vier dagen vooraf: inkoop en keuken

Met een hard aantal wordt de inkooplijst rekenwerk in plaats van schatwerk. Laat de lijst uit het aantal volgen en niet uit vorig jaar.

• Inkooplijst opgesteld per leverancier, met leverdatum en leveradres per regel.
• Bestellingen geplaatst en bevestigd, inclusief de afwijkende producten voor allergieën en de halal inkoop.
• Bereidingsschema opgesteld: wat wordt wanneer gemaakt, wat gaat de koeling in, wat wordt op locatie afgemaakt.
• Koelcapaciteit gecontroleerd, thuis en op locatie, inclusief het transport ertussen.
• Werkinstructies voor kruisbesmetting op papier bij de betreffende gerechten, volgens je hygienecode.

Voedselveiligheid valt onder EU-verordening 852/2004, waarbij je met de HACCP-principes werkt; kleine bedrijven mogen daarvoor een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca. Bepaal vandaag wie de temperaturen registreert, zodat dat op de dag zelf geen vraag meer is.

Drie dagen vooraf: mensen, materieel en vervoer

De bezetting is het onderdeel dat het vaakst tot het laatst blijft liggen, terwijl juist daar een gat niet meer op te lossen is met een telefoontje op zaterdagochtend.

• Personeelsplanning definitief, met naam, functie, aanvangstijd en verzamelplek per persoon.
• Uitvalscenario bepaald: wie belt wie bij ziekte, en wie is de reserve.
• Materieellijst compleet: servies, bestek, glaswerk, chafing dishes, tafels, linnen, verlengsnoeren.
• Huurmaterieel bevestigd, met lever- en ophaaltijd en de vraag wie het in ontvangst neemt.
• Transport ingedeeld: welk voertuig, welke rit, hoeveel ritten, en wie er rijdt.
• Rijafstand en laadtijd realistisch ingeschat, inclusief de afstand van de laadplek naar de deur.

Verstrek je zelf alcohol, controleer dan vandaag hoe dat geregeld is. De Alcoholwet heet sinds 1 juli 2021 zo en legt de leeftijdsgrens voor het verstrekken van alcohol op 18 jaar. Spreek af wie er aan de bar op leeftijd controleert en hoe.

Twee dagen vooraf: allergenen naar keuken en zaal

Nu gaat de informatie de organisatie in. Dit is het moment waarop het werk van weken bruikbaar moet worden voor mensen die het dossier nooit hebben gezien.

• Allergenenoverzicht per gast naar de keuken, gekoppeld aan het gerecht en de bereidingswijze.
• Zelfde overzicht naar de leidinggevende van de bediening, maar gesorteerd op tafelnummer.
• Per afwijkend bord vastgelegd hoe het herkenbaar is en of het persoonlijk wordt uitgereikt.
• Allergeneninformatie over het hele menu beschikbaar, ook voor gasten die niets hebben doorgegeven.
• Vastgelegd waar die informatie ligt en wie hem kan tonen als een gast erom vraagt.

Dat laatste punt is een wettelijke eis, geen service. Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011, met veertien aangewezen allergenen, en die informatie moet ook bij onverpakte gerechten beschikbaar zijn. Mondeling verstrekken mag, mits het schriftelijk is vastgelegd en duidelijk is waar de gast het kan krijgen. De praktische uitwerking daarvan staat in het artikel over welke allergeneninformatie je vastlegt en hoe die bij de bediening komt.

Een dag vooraf: laden, sleutels en tijden

Vandaag maak je de dag zelf zo saai mogelijk. Alles wat je nu regelt, hoeft morgen niet bedacht te worden.

• Laadlijst uitgedraaid en per krat afgetekend, inclusief het kleine spul dat niemand mist tot het ontbreekt.
• Sleutel- en toegangsafspraak bevestigd: wie opent de locatie, hoe laat, en wat is het telefoonnummer voor als er niemand is.
• Aanrijroute en parkeerplek gecontroleerd, met eventuele ontheffing of poortcode.
• Aankomsttijden per teamlid verstuurd, met adres en verzamelpunt in hetzelfde bericht.
• Draaiboek voor de dag verspreid, met per blok een verantwoordelijke en een marge.
• Contactlijst compleet: opdrachtgever, zaalbeheerder, dj, fotograaf, leverancier voor noodgevallen.

De dingen die je pas op locatie mist

• Verlengsnoeren, een stekkerdoos en tape, altijd meer dan je denkt nodig te hebben.
• Vuilniszakken, schoonmaakmiddel en een emmer, want de locatie levert die zelden.
• Een keukenpapierrol, aanstekers, een schaar en een scherp mes buiten de messenset.
• Reservethermometer en batterijen daarvoor.
• Handgel, handdoeken en pleisters, plus de EHBO-doos die je op papier al hebt.

De ochtend zelf: vijf laatste controles

Voor je de deur uitrijdt, doe je nog vijf dingen. Ze kosten samen tien minuten en ze vangen het merendeel van de resterende risico's af.

1. Controleer of er sinds gisteren nog een wijziging binnen is gekomen, in het dossier en niet in je hoofd.
2. Tel het aantal afwijkende borden nog één keer en leg dat naast de tafelindeling.
3. Meet en noteer de temperatuur van wat je meeneemt, op het moment van laden.
4. Bel de zaalbeheerder om te bevestigen dat je onderweg bent en dat de deur open is.
5. Stuur het team één bericht met de aankomsttijd en het tijdstip van de briefing.

Plan de briefing met de bediening niet vlak voor de eerste gasten, maar ruim daarvoor. Daar wordt bepaald of het allergenenwerk uit de keuken ook echt aan tafel terechtkomt, en dat gesprek verdient meer dan drie gehaaste minuten.

Wat buiten deze checklist valt maar toch vast moet liggen

Een paar zaken horen niet in de laatste week thuis, maar komen daar wel op tafel als ze eerder zijn overgeslagen. Ze staan hier zodat je ze op tijd afvangt.

• De schriftelijke opdrachtbevestiging met de prijs, de staffel en de wijzigingstermijn.
• De afspraak over wat er gebeurt bij annulering of bij extreem weer op een buitenlocatie.
• De verzekering en de aansprakelijkheid rond gehuurd materieel en schade aan de locatie.
• De bewaartermijn van de gastgegevens. Een allergie valt onder artikel 9 van de AVG, dus die verdwijnt na afloop volgens een termijn die je vooraf hebt ingesteld.
• De factuurgegevens, zodat de factuur maandag de deur uit kan in plaats van over twee weken.

De checklist werkt alleen als hij meeloopt met het aantal

Een papieren checklist is beter dan geen checklist, maar hij veroudert op het moment dat het gastenaantal verandert. Dan klopt de inkooplijst niet meer, de tafelindeling niet en het aantal afwijkende borden ook niet, terwijl alle vinkjes nog gezet zijn.

Daarom hangen in het draaiboek van Gastenlogistiek de controlepunten aan de opdracht en niet aan een document: wijzigt het aantal of een dieetwens, dan wordt zichtbaar welke punten opnieuw langsgelopen moeten worden. Waarom dat zo is opgezet, licht de maker achter Gastenlogistiek toe op zijn eigen pagina.

Conclusie: maak de laatste week saai

Een geslaagd evenement herken je aan een rustige donderdag. Alles wat op die donderdag nog spannend is, had eerder in de week vastgelegd moeten worden: het aantal, de wensen, de bezetting, het materieel en de sleutel. De checklist is niets anders dan de volgorde waarin je die spanning uit je week haalt.

Gastenlogistiek zet die volgorde vast in de opdracht zelf, met een gastendossier dat meeloopt en een historie waarin elke wijziging met datum en tijdstip terug te vinden is. Wil je zien hoe jouw eerstvolgende evenement erin staat, vraag dan een korte demo aan via het contactformulier. Je hoort binnen twee werkdagen van ons, met een voorstel voor een moment dat jou schikt.