Wat moet er allemaal in je couvertprijs zitten voordat je een offerte stuurt?

Een couvertprijs is geen bedrag dat je uit je hoofd kent, maar de uitkomst van een rekensom die per opdracht anders uitvalt. Wie alleen naar de inkoop van het eten kijkt, ontdekt bij de nacalculatie dat het personeel, het materieel en de rit naar de locatie de marge hebben opgegeten. Hieronder staat welke posten er in de prijs horen, hoe je ze toerekent en welke afspraken in de offerte moeten staan voordat je hem verstuurt.

Wat een couvertprijs moet dekken

Een couvertprijs is het bedrag per gast voor alles wat die gast bij jou krijgt. Niet alleen het bord op tafel, maar ook de handen die het brengen, het glas waar het naast staat, de bus die het bracht en het uur dat jij aan de indeling zat.

De meeste verliesgevende opdrachten beginnen met dezelfde denkfout: de prijs wordt afgeleid van wat een concullega vraagt, en pas daarna wordt gekeken of het uitkomt. Reken de andere kant op. Eerst de kostprijs van deze opdracht, dan de opslag, dan de vergelijking met de markt.

Drie vragen bepalen de uitkomst, en het antwoord verschilt per aanvraag:

• Hoeveel gasten, en hoe hard is dat aantal op het moment dat je de prijs geeft?
• Hoeveel uur staat er personeel, inclusief opbouw, wachten en afbouw?
• Wat is er op locatie aanwezig, en wat moet er dus mee?

De vijf kostenblokken onder elk couvert

Inkoop van eten en drinken

De foodcost is de post die iedereen bijhoudt, en toch de post waar de schatting het vaakst te laag is. Reken met de inkoop die je werkelijk doet, dus inclusief de kilo die je extra haalt omdat een halve krop sla niet bestaat.

Reken ook de varianten mee. Vier glutenvrije gasten betekenen soms een aparte bereiding, een apart broodje en een aparte verpakking, en die kosten meer per portie dan de standaardgang. Dat is geen reden om er een toeslag voor te vragen, wel een reden om het in de kostprijs te zetten.

Personeel

Personeel is bij de meeste banketopdrachten het grootste blok. Reken niet met de uren aan tafel, maar met de uren van vertrek tot terugkomst, inclusief opbouw, briefing, wachten tussen de gangen en het inladen van de vuile kratten.

Sinds 1 januari 2024 geldt in Nederland een wettelijk minimumuurloon, wat het rekenen op zichzelf makkelijker maakt: je uurtarief per medewerker is een echt uurtarief geworden. Tel daar de werkgeverslasten bij op voordat je het door je aantal couverts deelt.

Werk je met zelfstandigen, houd dan rekening met de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties. De Belastingdienst handhaaft sinds 1 januari 2025 weer volledig op schijnzelfstandigheid, en in het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 noemde de Hoge Raad gezichtspunten als de inbedding in de organisatie en het ondernemersrisico. Een modelovereenkomst van de Belastingdienst geeft vooraf zekerheid over de loonheffingen. Wordt een inzet toch als dienstverband gezien, dan verandert je kostprijs per couvert met terugwerkende kracht.

Materieel, servies en zaal

Servies, glaswerk, bestek, linnen, chafing dishes, statafels, koelwagen: alles wat je huurt staat op een factuur, en alles wat je zelf bezit heeft een afschrijving en een breukpercentage. Zet ook eigen materieel in de rekensom, anders lijkt het gratis tot het vervangen moet worden.

Huur je de zaal zelf en verhuur je die door, dan is dat een aparte regel in de offerte. Zaalhuur, schoonmaak en eventuele geluidsvoorzieningen horen niet verstopt in de couvertprijs, want de opdrachtgever wil weten waarvoor hij betaalt.

Transport en reistijd

De afstand naar de locatie kost brandstof, uren en soms een tweede rit voor het ophalen. Vergoed je kilometers aan medewerkers met een eigen auto, dan is de onbelaste reiskostenvergoeding sinds 1 januari 2024 maximaal 0,23 euro per kilometer.

Rijd je met een auto van de zaak, dan geldt voor privegebruik standaard een bijtelling van 22 procent van de cataloguswaarde. Onder de 500 privekilometers per kalenderjaar vervalt die bijtelling, mits je dat aantoont met een sluitende rittenregistratie.

Voorbereiding en overhead

De uren voor de offerte, de proeverij, het draaiboek, de belrondes en de nacalculatie zitten in geen enkele inkoopfactuur, en toch zijn ze er. Bepaal een vast percentage of een vast bedrag per opdracht en reken dat consequent door, ook bij de opdracht die je graag wilt hebben.

De posten die stilletjes je marge opeten

Naast de vijf blokken zit er een tweede laag kosten die zelden in een calculatie staat, omdat ze pas zichtbaar worden als de opdracht al loopt:

• de proeverij vooraf, die je vaak niet doorbelast maar wel inkoopt;
• derving door een aantal dat op het laatste moment naar beneden gaat;
• gasten die niet komen terwijl hun bord al klaarstaat;
• wachttijd doordat de ceremonie uitloopt en je personeel doorloopt;
• breuk, vermissing en linnen dat niet schoon terugkomt;
• de extra rit omdat de kratten er de volgende ochtend nog staan;
• de tijd van je eigen telefoontjes in de laatste week.

Deze posten zijn per opdracht klein en per jaar groot. Ze hangen bijna allemaal samen met wijzigingen in het aantal, en dat is precies waarom het loont om af te spreken hoe en wanneer dat aantal vastligt. Welke afspraak dat het beste doet, staat uitgewerkt in het artikel over het definitieve gastenaantal en de afspraken eromheen.

Van kostprijs naar prijs per couvert

Als de blokken bekend zijn, blijft de vraag hoe je ze verdeelt. Niet alles hoort per gast te worden gedeeld: sommige kosten zijn er ongeacht het aantal, en die horen als opdrachtkosten in de offerte.

Kostenblokken en hoe je ze toerekent

Blok	Wat erin zit	Toerekening
Eten en drinken	Inkoop, varianten voor dieetwensen, verpakking	Per couvert
Personeel	Uren van vertrek tot terugkomst, werkgeverslasten, inhuur	Per uur, daarna gedeeld door het aantal
Materieel	Huur, afschrijving, breuk, linnen, reiniging	Deels per couvert, deels per opdracht
Transport	Kilometers, reistijd, extra ophaalrit	Per opdracht
Voorbereiding	Offerte, proeverij, draaiboek, nacalculatie	Per opdracht

Hanteer daarnaast een ondergrens. Onder een bepaald aantal gasten is een opdracht niet goedkoper te maken, want de bus rijdt even ver en de keuken draait even lang. Een minimumafname of een vast startbedrag is eerlijker dan een couvertprijs die op papier laag lijkt en in werkelijkheid niet uit kan.

Wat er in de offerte zelf hoort te staan

De rekensom is de helft van het werk. De andere helft is dat de offerte geen ruimte laat voor twee lezingen. Neem in elk geval op:

1. het aantal gasten waarop de prijs is gebaseerd;
2. de datum en het tijdstip waarop het definitieve aantal wordt doorgegeven;
3. de marge waarbinnen het aantal nog mag bewegen zonder prijsherziening;
4. wat er gebeurt bij meer gasten en wat bij minder;
5. welke posten per opdracht zijn en welke per couvert;
6. de annuleringsregeling, met de termijnen erbij;
7. de geldigheidsduur van de offerte;
8. de betaalafspraak, inclusief een eventuele aanbetaling.

Zet die punten in gewone zinnen, niet in kleine letters onderaan. Een opdrachtgever die op de dag zelf een discussie begint, heeft vrijwel altijd een offerte gelezen waarin dit niet stond.

Btw, factuur en betalen

In een cateringofferte komen verschillende btw-tarieven bij elkaar. Het algemene tarief is 21 procent, het verlaagde tarief 9 procent. Welke regel op welk onderdeel van jouw levering van toepassing is, controleer je bij de Belastingdienst, maar de gevolgen voor je administratie zijn altijd hetzelfde: je splitst per tarief.

Op de factuur staan onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving en de hoeveelheid, de datum van levering, en per tarief de vergoeding, het tarief en het btw-bedrag. Je administratie bewaar je zeven jaar; gaat het om gegevens over onroerende zaken, dan is dat tien jaar.

Werk je onder de kleineondernemersregeling, met een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan breng je geen btw in rekening en trek je geen voorbelasting af. Voor een groeiende partyservice is dat een grens om in de gaten te houden, want juist bruiloften en bedrijfsfeesten schuiven je er in een enkele maand overheen.

Voor de betaling geldt een wettelijke termijn van standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij leveranciers uit het mkb sinds 1 juli 2022 hooguit 30 dagen hanteren. Is je opdrachtgever een consument, dan moet je voor je incassokosten mag rekenen eerst een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen sturen; de kosten zelf volgen een wettelijke staffel met een minimum van 40 euro.

Factureer je aan de rijksoverheid, dan is elektronisch factureren sinds 1 januari 2017 verplicht, onder meer via het Peppol-netwerk. Voor de betaling zelf is iDEAL de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland; het wordt beheerd door Currence en maakt sinds 2024 deel uit van het European Payments Initiative.

De prijs klopt pas als het aantal klopt

Elke calculatie hangt aan een getal dat je op het moment van offreren nog niet zeker weet. Daarom is prijzen en aantallen bijhouden hetzelfde werk. Verandert het aantal op donderdag, dan verandert de inkooplijst, de personeelsbezetting en de eindfactuur mee, en dat moet zichtbaar zijn zonder dat iemand opnieuw gaat rekenen.

Hoe zo'n opdracht van aanvraag tot eindafrekening verloopt, met de proeverij, de dieetwensen en de laatste wijziging erin, is stap voor stap beschreven in het geschetste voorbeeld van een bruiloft met honderdtwintig couverts.

Waar je die rekensom bewaart

Een calculatie in een los bestand op een laptop is precies zo betrouwbaar als de laatste keer dat iemand hem opsloeg. Wie meerdere opdrachten tegelijk draait, wil de aantallen, de posten en de wijzigingen op een plek hebben. Welke administratievorm dat aankan en waar elke vorm het begeeft, weeg je af aan de hand van de drie manieren om gastenaantallen bij te houden.

In de offerte- en couvertmodule van Gastenlogistiek hangt de calculatie aan de opdracht zelf. Je legt de kostenblokken eenmalig vast, het aantal gasten stuurt de berekening aan, en elke wijziging blijft met datum en tijdstip in de historie staan. Meer over Jimenez Julien en zijn keuzes bij het bouwen van deze software lees je op de auteurspagina.

Conclusie: reken de opdracht door voordat je hem aanneemt

Een goede couvertprijs ontstaat niet aan het eind van een aanvraag maar aan het begin. Vijf kostenblokken, een eerlijke ondergrens, een offerte waarin het aantal en de peildatum zwart op wit staan, en een btw- en betaalafspraak die klopt: meer is het niet, en minder is te weinig.

Gastenlogistiek koppelt de calculatie aan het gastendossier, zodat een aantal dat schuift meteen doorwerkt in de inkoop, de bezetting en de eindafrekening. Benieuwd wat dat met jouw marge doet? Laat je situatie achter via het contactformulier, dan plannen wij binnen twee werkdagen een korte demo in.