Hoe ziet het draaiboek van een cateringopdracht eruit van aanvraag tot afloop?

Een cateringopdracht is bijna nooit een dag werk. Tussen de eerste telefonische aanvraag en het moment waarop de laatste kratten weer in de bus staan, liggen weken waarin aantallen schuiven, dieetwensen binnendruppelen en tijden opnieuw worden onderhandeld. Een draaiboek is het document dat die weken bij elkaar houdt, en deze gids loopt het van voren naar achteren met je door.

Wat een draaiboek is, en wat het niet is

Een draaiboek is geen menukaart en geen offerte. Het is de tijdlijn van een opdracht: welk moment wanneer valt, wie op dat moment iets moet bevestigen en welke informatie er dan definitief moet zijn. Alles wat daarbuiten valt, hoort in andere documenten thuis.

Veel bedrijven noemen hun keukenlijst een draaiboek. Dat is een misverstand dat pas op de dag zelf pijn doet. Een keukenlijst vertelt je wat er gemaakt wordt, een draaiboek vertelt je wat er nog kan veranderen en tot wanneer. Zonder dat tweede document ontstaat de situatie waarin twee mensen met evenveel recht van spreken een ander gastenaantal in hun hoofd hebben.

Een bruikbaar draaiboek heeft vier eigenschappen. Het is chronologisch, het benoemt per moment een verantwoordelijke, het bevat harde deadlines in plaats van intenties, en het is voor iedereen zichtbaar op dezelfde plek. Een versie die in de mailbox van de eigenaar leeft, is per definitie geen draaiboek.

Fase 1: de aanvraag en de haalbaarheidscheck

De aanvraag komt binnen via de telefoon, een formulier of de mail. Wat je op dat moment vastlegt, bepaalt hoeveel werk de rest van het traject kost. Vraag altijd meteen naar het type gelegenheid, de datum, de locatie, het verwachte aantal gasten en het budget per persoon.

Vraag daarnaast twee dingen die vaak vergeten worden: hoe de locatie is uitgerust en of er alcohol wordt geschonken. Een zaal zonder stroompunt in de buurt van de opstelling verandert je hele materieelplan. En zodra je zelf alcohol verstrekt, val je onder de Alcoholwet, die sinds 1 juli 2021 zo heet en die de leeftijdsgrens voor het verstrekken van alcohol op 18 jaar legt.

Wat je in het eerste gesprek altijd noteert

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres van degene die beslist, niet alleen van degene die belt.
• De datum, het tijdvak en het adres van de locatie, met de naam van de zaalbeheerder.
• Een gastenaantal als bandbreedte, bijvoorbeeld tachtig tot honderd, en de datum waarop dat scherper wordt.
• Bekende dieetwensen op hoofdlijnen: vegetarisch, halal, glutenvrij, en of er ernstige allergieen in het gezelschap zitten.
• De verwachting over bediening: doe jij de uitgifte, of alleen de productie en het transport.

Zet er ook bij hoe de aanvrager je gevonden heeft. Dat kost drie seconden en levert na een jaar een beter beeld op van waar je opdrachten vandaan komen dan welke schatting achteraf ook.

Fase 2: van offerte naar bevestigde opdracht

In de offerte staan de couvertprijs, de staffels, de meerprijs voor bediening en materieel, en de voorwaarden rond wijzigingen. Juist dat laatste onderdeel wordt vaak overgeslagen, terwijl het de rest van het traject rustig maakt. Wie op papier heeft staan tot welke dag het aantal kosteloos mag zakken, hoeft daar later niet over te onderhandelen.

Neem in de offerte ook de betaalafspraak op. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen; tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 hoogstens 30 dagen hanteren. Werk je met een aanbetaling, benoem dan het bedrag en de vervaldatum expliciet.

Vergeet het btw-tarief niet. Op eten en niet-alcoholische dranken geldt het verlaagde tarief van 9 procent, op alcohol en op veel dienstverlening het algemene tarief van 21 procent. Een offerte die die twee op een hoop gooit, levert bij de eindafrekening gegarandeerd vragen op. Hoe je de opbouw daarachter maakt, staat uitgewerkt in het artikel over het onderbouwen van een couvertprijs zonder je marge weg te geven.

De opdracht is pas bevestigd als je een schriftelijk akkoord hebt. Een mondelinge toezegging aan de telefoon is prettig, maar zet die om in een bevestigingsmail met de kernafspraken, en bewaar die bij de opdracht. Je administratie moet toch zeven jaar bewaard blijven, dus doe het meteen goed.

Fase 3: het gastendossier vult zich

Tussen de bevestiging en de laatste week gebeurt het meeste werk in kleine stukjes. De opdrachtgever stuurt namen, gasten geven wensen door, iemand vraagt of de vegetarische variant ook glutenvrij kan. Dit is de fase waarin een mailbox verandert in een archeologische opgraving.

De oplossing is een plek waar die informatie samenkomt in plaats van een reeks berichten. Stuur de opdrachtgever een gastenformulier in jouw huisstijl, laat gasten zelf invullen wat ze willen, en houd bij wie nog niet heeft gereageerd. Zo rappelleer je gericht in plaats van dat je de hele lijst opnieuw aanschrijft. Dat is precies wat het gastendossier van Gastenlogistiek op een opdracht doet.

Let hierbij op de aard van de gegevens. Een allergie zegt iets over iemands gezondheid en is daarmee een bijzonder persoonsgegeven in de zin van artikel 9 van de AVG. Leg alleen vast wat de keuken echt nodig heeft, koppel het aan die ene opdracht en spreek vooraf af hoe lang je het bewaart.

Fase 4: de laatste week

De laatste zeven dagen zijn het scharnier van het draaiboek. Hier worden aantallen hard, wordt ingekocht en wordt de bezetting definitief. Onderstaande tijdlijn werkt voor de meeste opdrachten van vijftig tot tweehonderd couverts.

Tijdlijn van de laatste week voor een cateringopdracht

Moment	Wat er gebeurt	Wie bevestigt
Zeven dagen vooraf	Voorlopig aantal en dieetwensenlijst naar de opdrachtgever ter controle	Opdrachtgever
Vijf dagen vooraf	Definitief aantal vastleggen, staffel en meerprijs berekenen	Opdrachtgever schriftelijk
Vier dagen vooraf	Inkooplijst genereren en bestellingen bij leveranciers plaatsen	Keuken
Drie dagen vooraf	Personeelsplanning rond, transport en materieel gereserveerd	Planning
Twee dagen vooraf	Allergenenoverzicht per gast naar keuken en bediening	Keuken en bediening
Een dag vooraf	Laadlijst, sleutelafspraak en aankomsttijden bevestigen	Uitvoerend leidinggevende

Ga deze week niet op je geheugen af. In de checklist voor de laatste week voor een evenement staat per dag wat er af moet zijn, inclusief de dingen die je pas mist als je op locatie staat.

Fase 5: de dag zelf

Op de dag zelf is het draaiboek een klokschema. Vertrektijd, aankomsttijd, opbouw, briefing van de bediening, uitgiftemomenten, afbouw en vertrek. Zet er per blok een verantwoordelijke bij en een marge, want de marge is wat het schema overeind houdt als de vorige zaal uitloopt.

De briefing verdient meer aandacht dan hij meestal krijgt. Neem met de bediening tien minuten door welke gasten een afwijkend gerecht krijgen, waar die staan en hoe ze herkenbaar zijn. Dat is de plek waar het allergenenwerk uit de keuken de zaal in gaat, en waar het in de praktijk het vaakst misgaat.

Werk je met voedselbereiding en warmhouden, dan hoort de temperatuurregistratie bij het draaiboek. Voedselveiligheid valt onder EU-verordening 852/2004, waarbij bedrijven volgens de HACCP-principes werken; kleine bedrijven mogen een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca. Noteer de metingen op het moment zelf, niet achteraf uit het hoofd.

Fase 6: afloop, nazorg en administratie

Na afloop telt drie dingen: wat er teruggaat, wat er gefactureerd wordt en wat je leert. Tel het retourmaterieel op locatie en niet in de loods, want een tekort dat je pas een week later ontdekt, is een tekort dat niemand meer kan plaatsen.

De factuur volgt de wettelijke eisen: factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief en het btw-bedrag per tarief. Reed je zelf met eigen vervoer, dan is de onbelaste reiskostenvergoeding van 0,23 euro per kilometer sinds 1 januari 2024 het bedrag waar je intern mee rekent.

Sluit af met een korte evaluatie in het dossier: klopte het aantal, hoeveel is er overgebleven, welke wensen kwamen te laat binnen. Drie regels per opdracht leveren na een seizoen een beeld op dat geen enkele geheugenreconstructie evenaart.

Waar draaiboeken in de praktijk stuklopen

1. Twee waarheden. De keuken werkt met het aantal van dinsdag, de bediening met dat van donderdag. Een draaiboek met versies zonder tijdstempel maakt dat onvermijdelijk.
2. Wijzigingen buiten het dossier om. Een appje aan de kok is geen wijziging, het is een gerucht totdat het in het dossier staat.
3. Geen eigenaar per moment. Als bij "aantal definitief" geen naam staat, gebeurt het niet.
4. Dieetwensen als vrij tekstveld. "Geen vis" en "vissenallergie" zijn twee totaal verschillende opdrachten voor de keuken.
5. Deadlines zonder consequentie. Een deadline die je zelf drie keer oprekt, is voor je opdrachtgever geen deadline meer.

Die laatste twee punten hangen samen met het onderwerp dat de meeste discussie oplevert: het moment waarop een aantal echt vastligt. De meest voorkomende misvattingen daarover staan uitgewerkt in het artikel over de misverstanden rond het definitieve gastenaantal.

Het draaiboek in software in plaats van in documenten

Een draaiboek op papier of in een gedeeld tekstbestand werkt zolang er een opdracht per week is. Zodra er drie zaterdagen naast elkaar lopen, verliest het zijn functie, omdat niemand meer weet welke versie de laatste is.

Wat je dan wilt, is een opdracht waarin het draaiboek, het gastendossier, de inkooplijst en de couvertberekening aan elkaar hangen. Verandert het aantal, dan lopen de rest mee, en blijft de wijziging met datum en tijdstip zichtbaar. Wie deze software bouwt en waarom, staat op de pagina over de maker achter Gastenlogistiek.

Conclusie: leg de tijdlijn vast voordat de drukte begint

Een cateringopdracht loopt zelden mis op het koken. Hij loopt mis op de overdracht: een aantal dat niet doorkwam, een allergie die in een mailtje bleef hangen, een tijd die iemand anders in zijn hoofd had. Een draaiboek dat per moment benoemt wie wat bevestigt, haalt die overdrachten uit het toeval.

Gastenlogistiek zet dat draaiboek, het gastendossier en de couvertberekening in een opdracht bij elkaar, zodat een wijziging op donderdag automatisch doorwerkt in de inkooplijst en de tafelindeling. Wil je zien hoe dat er voor jouw manier van werken uitziet, vraag dan een korte demo aan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord met een voorstel voor een moment dat jou schikt.