Werk je beter met een spreadsheet, je mailbox of een echt gastendossier?

Vrijwel elke cateraar en zaalverhuurder houdt gastenaantallen en dieetwensen bij op een van drie manieren: in de mailbox, in een spreadsheet, of in software die per opdracht een dossier bijhoudt. Alle drie werken ze, en alle drie hebben ze een moment waarop ze het begeven. Deze vergelijking zet de sterke en de zwakke kanten naast elkaar, zodat je kunt zien welke werkwijze bij jouw aantal opdrachten past.

Drie werkwijzen die allemaal echt bestaan

Er is geen werkwijze die per definitie amateuristisch is. Er is wel een moment waarop een werkwijze te klein wordt voor het bedrijf dat eromheen is gegroeid, en dat moment komt zelden aangekondigd.

Het draait telkens om dezelfde vier dingen: het aantal gasten, de wensen per gast, het tijdschema en de mensen die het moeten uitvoeren. Een werkwijze is goed als die vier op elk moment eenduidig zijn, ook op zaterdagochtend als jij in de bus zit en je collega in de keuken staat.

De mailbox als administratie

De mailbox is de plek waar een opdracht sowieso begint. De aanvraag komt binnen, de offerte gaat eruit, de bevestiging komt terug, en daarna blijven de wijzigingen in dezelfde draad hangen. Voor veel bedrijven is dat jarenlang genoeg geweest.

Wat de mailbox goed doet

• Alles staat er in de oorspronkelijke bewoording van de opdrachtgever, met datum en tijdstip.
• Er is geen invoerwerk: wat binnenkomt, staat er meteen.
• Je kunt bewijzen wat er is afgesproken, zolang je de juiste mail terugvindt.

Waar de mailbox stukloopt

De informatie is er wel, maar niet op een plek. Het definitieve aantal staat in de mail van dinsdag, de allergie van de zwager in een appje, en de gewijzigde aankomsttijd in een mail aan je collega die jij nooit hebt gezien.

Daarbij is een mailbox persoonlijk. Wie ziek is, neemt zijn opdracht mee. En een gastenlijst met dieetwensen die als bijlage door drie inboxen gaat, is precies het soort verspreiding dat je niet wilt bij gegevens die onder artikel 9 van de AVG vallen. Wat de AVG hier wel en niet toestaat, staat uitgewerkt in de vragen over dieetwensen en de regels van de AVG.

De spreadsheet

De volgende stap is bijna altijd een tabel. Een tabblad per opdracht, kolommen voor naam, tafel, gang en dieet, onderaan een telling. Dat is een echte verbetering, want voor het eerst is er een overzicht dat niet uit vijftig berichten hoeft te worden gereconstrueerd.

Wat de spreadsheet goed doet

• Tellen gaat vanzelf, en verkeerd tellen wordt zeldzaam.
• Je kunt de inkooplijst en de couvertberekening in hetzelfde bestand meerekenen.
• Je kunt hem precies inrichten zoals jouw bedrijf werkt, zonder iemands toestemming.
• Uitdraaien voor de keuken en de bediening zijn zo gemaakt.

Waar de spreadsheet stukloopt

Bij versies. Zodra twee mensen aan hetzelfde bestand werken, of iemand een kopie meeneemt naar de locatie, bestaat er meer dan een waarheid. De vraag welke versie de laatste is, kost op de dag zelf tijd die je niet hebt.

Daarnaast houdt een spreadsheet niet bij wie wat wanneer veranderde. Een aantal dat van honderdtwintig naar honderdvier gaat, ziet er in de cel precies hetzelfde uit als een aantal dat er altijd al stond. Wie later wil weten op welk moment die wijziging binnenkwam, is aangewezen op zijn geheugen of alsnog op de mailbox.

En er is een derde punt: de informatie moet er handmatig in. Wat de opdrachtgever mailt, typt iemand over. Elke overtypslag is een kans op een fout, en juist bij allergieën is dat de fout die je niet wilt maken.

Het gastendossier

De derde variant is software die de opdracht als eenheid neemt. Een aanvraag wordt een dossier, en daarin zitten de contactgegevens, het aantal, de gastenlijst met wensen, het tijdschema, de calculatie en de historie van alle wijzigingen.

Wat een gastendossier goed doet

• Er is een versie, en die is voor iedereen dezelfde.
• De gast vult zijn eigen wensen in, zodat niemand hoeft over te typen.
• Elke wijziging krijgt een datum, een tijdstip en een naam.
• Rechten zijn instelbaar: de bediening ziet haar zaal, de keuken ziet de tellingen.
• Persoonsgegevens verdwijnen automatisch na de termijn die je zelf kiest.

Waar een gastendossier stukloopt

Software is geen wondermiddel. Ze kost een abonnement, ze vraagt om een inrichting die bij jouw werkwijze past, en ze werkt alleen als het hele team hem gebruikt. Een collega die zijn wijzigingen toch weer per app doorgeeft, haalt de winst er in een keer uit.

Ook geldt: je haalt er een leverancier bij. Dat vraagt om een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 van de AVG voorschrijft, en om de vraag waar de gegevens staan. Een leverancier die daar niet meteen antwoord op geeft, is het antwoord al.

De drie werkwijzen naast elkaar

Vergelijking op de punten die tijdens een opdracht tellen

Punt	Mailbox	Spreadsheet	Gastendossier
Alles op een plek	Nee	Per opdracht wel	Ja
Tellen zonder fouten	Handwerk	Automatisch	Automatisch
Samen werken	Doorsturen	Versieprobleem	Iedereen dezelfde versie
Wie wijzigde wat	Terug te zoeken	Niet zichtbaar	Vastgelegd met tijdstip
Toegang beperken	Nauwelijks	Per bestand	Per rol
Wissen na afloop	Handmatig	Handmatig	Volgens ingestelde termijn
Kosten	Geen extra	Geen extra	Abonnement
Leercurve	Geen	Klein	Een inrichting vooraf

De tabel laat vooral zien dat de eerste twee werkwijzen goedkoop zijn in geld en duur in aandacht. De derde draait dat om.

Wanneer welke werkwijze genoeg is

Een paar vuistregels helpen om eerlijk naar je eigen situatie te kijken. Ze gaan niet over de grootte van je bedrijf, maar over de vraag hoeveel dingen er tegelijk lopen.

• Draai je een handvol opdrachten per jaar, alleen, met eenvoudige menu's? Dan is een goed geordende mailbox met een vaste map per opdracht werkbaar.
• Draai je meerdere opdrachten per maand, met vaste medewerkers en wisselende dieetwensen? Dan is een spreadsheet het minimum, en merk je de versieproblemen al.
• Draai je meerdere opdrachten op dezelfde dag, met inhuur, meerdere zalen of gastenlijsten die de opdrachtgever zelf aanlevert? Dan kost het uitzoekwerk je meer dan software.

Er is nog een signaal dat harder telt dan het aantal opdrachten: hoe vaak je op de dag zelf iets moet natrekken. Elke keer dat iemand vraagt of dat aantal nu klopt, betaal je de rekening van een versnipperde administratie.

Wat de regels van elke variant vragen

De AVG maakt geen onderscheid tussen een map, een tabel en software. Ze vraagt van alle drie hetzelfde: verzamel niet meer dan nodig, laat alleen de juiste mensen erbij, bewaar niet langer dan het doel vraagt en weet waar het staat.

Dat laatste is het praktische verschil. Een gast die zijn recht op inzage gebruikt, moet binnen een maand antwoord krijgen, met verlenging van maximaal twee maanden. Gaat er iets mis, dan meld je een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert, en registreer je elk lek intern. Beide termijnen haal je alleen als je weet in welke systemen de gegevens zitten.

Let ook op de scheiding met je boekhouding. Je administratie bewaar je zeven jaar, maar dat gaat over facturen en offertes, niet over de vraag welke gast lactose-intolerant was. In een mailbox lopen die twee stromen automatisch door elkaar; in een dossier per opdracht kun je ze uit elkaar houden.

De overstap is kleiner dan hij lijkt

Wie van mailbox of spreadsheet naar een dossier gaat, hoeft niets van vroeger over te zetten. Je begint bij de eerstvolgende aanvraag en laat de lopende opdrachten uitlopen op de oude manier. Hoe je dat zonder stilstand doet, staat in het stappenplan over de overstap van losse mails naar een gastendossier.

Het helpt om eerst je eigen tijdlijn op papier te hebben. Welke momenten liggen vast, wie bevestigt wat, en waar zitten de overdrachten? Die volgorde staat beschreven in de gids over het draaiboek van een cateringopdracht, en die volgorde is precies wat je in software inricht.

In het gastendossier van Gastenlogistiek hangt alles aan de opdracht: het aantal, de wensen, het tijdschema en de calculatie. De opdrachtgever krijgt een link naar een gastenformulier, iedere medewerker ziet alleen zijn eigen deel, en na afloop verdwijnen de persoonsgegevens volgens de termijn die jij hebt ingesteld. Waarom de software er precies zo uitziet, staat toegelicht op de pagina over Jimenez Julien en zijn manier van werken.

Conclusie: kies de werkwijze die de drukke zaterdag aankan

Een mailbox is prima tot je met zijn tweeën bent, een spreadsheet is prima tot er twee versies bestaan, en een gastendossier verdient zichzelf terug op het moment dat je meerdere opdrachten tegelijk draait. Beoordeel je werkwijze dus niet op een rustige dinsdag maar op de drukste dag van je jaar.

Gastenlogistiek is gebouwd voor die dag: een versie, een historie met datum en tijdstip, en overzichten per zaal in plaats van rondslingerende gastenlijsten. Twijfel je of de overstap zich voor jouw bedrijf loont, leg die vraag dan voor via het contactformulier. Binnen twee werkdagen loopt iemand het met je door.