Mag je een allergie van een gast opslaan en wat vraagt de AVG daarbij?

Een allergie zegt iets over de gezondheid van een gast, en daarmee gelden voor je lijst met dieetwensen strengere regels dan voor de gastenlijst zelf. Dat hoeft geen juridisch project te worden: bijna elke vraag die cateraars en zaalverhuurders hierover stellen heeft een kort en praktisch antwoord. Hieronder staan die vragen op een rij, in de volgorde waarin ze zich tijdens een opdracht aandienen.

De basis: wat verwerk je eigenlijk?

Is een dieetwens een persoonsgegeven?

Zodra de wens aan een naam, een stoelnummer of een e-mailadres hangt, is het antwoord ja. Een kale telling in de keuken, acht keer vegetarisch en twee keer glutenvrij, is dat niet.

Dat onderscheid is in de praktijk je belangrijkste gereedschap. Veel van wat de keuken nodig heeft, is een telling. Veel van wat de bediening nodig heeft, is een naam bij een plaats. Alleen die tweede stroom is een verwerking van persoonsgegevens, en dus alleen daar heb je de strengere regels nodig.

Waarom is een allergie een zwaardere categorie dan een adres?

Omdat een allergie een gezondheidsgegeven is. Gezondheidsgegevens horen bij de bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 van de AVG, en die categorie mag je in beginsel niet verwerken, tenzij je je op een uitzondering kunt beroepen. Voor een cateraar is de uitdrukkelijke toestemming van de gast zelf de meest voor de hand liggende uitzondering.

De AVG geldt sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezicht houdt de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vallen halal, koosjer en veganistisch hier ook onder?

Artikel 9 gaat over meer dan gezondheid alleen. Ook gegevens over godsdienst of levensovertuiging vallen in die categorie, en een halalwens of een koosjere wens verraadt zo'n overtuiging. Een veganistische keuze kan dat doen, maar hoeft dat niet.

Praktisch los je dat op door niet naar de reden te vragen. Je hoeft niet te weten waarom iemand geen varkensvlees eet. Je hoeft alleen te weten welk bord er op stoel elf moet staan.

Grondslag, toestemming en het gastenformulier

Op welke grondslag verwerk ik dieetwensen?

In de meeste cateringopdrachten is dat de uitdrukkelijke toestemming van de gast, die hij geeft door zelf een formulier in te vullen. Dat werkt alleen als de toestemming vrij is gegeven en als duidelijk was waarvoor. Zet daarom boven het formulier in twee zinnen wie de gegevens krijgt, waarvoor ze worden gebruikt en wanneer ze verdwijnen.

Hoe leg ik die toestemming vast?

Door te bewaren wanneer iemand het formulier invulde, welke tekst er toen boven stond en welke velden hij zelf heeft ingevuld. Een vooraf aangevinkt hokje is geen toestemming. Een gast mag zijn toestemming ook weer intrekken; zorg dat je dan een regel kunt verwijderen zonder de hele opdracht overhoop te halen.

Mag de opdrachtgever de wensen voor mij verzamelen?

Dat mag, en het gebeurt voortdurend. Toch is het de zwakste variant. De gast weet niet dat zijn allergie in de mailbox van een cateraar belandt, de opdrachtgever bewaart de lijst vaak jaren in zijn eigen inbox, en onderweg verandert er informatie.

Sterker is een link naar je eigen gastenformulier, die de opdrachtgever alleen doorstuurt. De gast geeft dan rechtstreeks aan jou door wat hij niet kan eten, met de juiste uitleg erboven. Hoe die informatie vervolgens de keuken en de zaal bereikt, staat uitgewerkt in het artikel over allergenen vastleggen van keuken tot bediening.

Bewaren, wissen en de zeven jaar van de Belastingdienst

Hoe lang mag ik dieetwensen bewaren?

Zolang je ze nodig hebt voor het doel waarvoor je ze kreeg, en dat doel is dat ene feest. Daarna wis je ze, of je ontkoppelt de wens van de naam en houdt alleen de telling over voor je nacalculatie.

Een vaste termijn per opdracht werkt het best: een aantal weken na de uitvoeringsdatum verdwijnen de gastnamen automatisch. Zo hoeft niemand er nog aan te denken op een moment dat het druk is.

Maar ik moet mijn administratie toch zeven jaar bewaren?

Klopt, de bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Die plicht gaat over je facturen, je offertes en je grootboek, niet over de vraag welke gast een notenallergie had.

Splits daarom bewust. De factuur en de opdrachtbevestiging blijven, met aantallen en bedragen. Het gastendossier met namen en medische details heeft een veel kortere levensduur. Dat is geen extra werk, het is een instelling die je eenmalig kiest.

Mag ik een gast herkennen bij een volgend feest?

Alleen als die gast daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Een bedrijf dat elk kwartaal een relatiediner geeft, vindt het prettig als je onthoudt wie glutenvrij eet, maar dat is de wens van de opdrachtgever en niet van de gast.

Vraag het dus op het formulier zelf, met een apart vinkje en in gewone taal. Wie ja zegt, staat er de volgende keer al in. Wie niets aankruist, vult opnieuw in.

Wie mag erbij: team, leveranciers en software

Mag mijn bediening de allergieenlijst inzien?

Ja, want zonder die informatie kan de bediening haar werk niet doen. De regel is dat iedereen ziet wat hij nodig heeft en niet meer. Een medewerker die zaal twee doet, heeft de lijst van zaal een niet nodig.

Geef daarom een uitdraai per tafel in plaats van een volledige gastenlijst, neem papieren overzichten na afloop weer in, en laat ze niet als bijlage in een groepsapp rondzwerven.

Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig?

Zodra een andere partij namens jou gegevens verwerkt, wel. Dat geldt voor je softwareleverancier, en het kan ook gelden voor een collega-cateraar die een deel van de productie voor je doet. Artikel 28 van de AVG schrijft die overeenkomst voor en beschrijft wat erin moet staan.

Vraag er expliciet naar bij elke leverancier die met je gastenlijsten in aanraking komt. Krijg je hem niet, dan is dat op zichzelf al een antwoord.

Moet ik een verwerkingsregister bijhouden?

Artikel 30 van de AVG regelt het verwerkingsregister. Er bestaat een uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers, maar die vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. Een cateraar die per opdracht allergieen vastlegt, zit in die laatste categorie, dus in de praktijk geldt de plicht bijna altijd.

Het hoeft geen dik document te zijn. Een overzicht van welke gegevens je verwerkt, waarom, hoe lang je ze bewaart, wie ze kan inzien en welke leveranciers erbij komen, is voor de meeste cateringbedrijven genoeg.

En een DPIA?

De data protection impact assessment staat in artikel 35 van de AVG. Of je er een moet maken, hangt af van de schaal en het risico van jouw verwerking. Een bedrijf dat per opdracht een beperkte lijst bijhoudt en die kort bewaart, komt daar zelden aan toe, maar leg de afweging wel even schriftelijk vast, dan hoef je hem nooit meer te maken.

Als een gast iets vraagt of er iets misgaat

Een gast wil weten wat ik van hem heb vastgelegd

Dan gebruikt hij zijn recht op inzage. De AVG geeft betrokkenen recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Je beantwoordt zo'n verzoek binnen een maand, met een verlenging van maximaal twee maanden als het echt ingewikkeld is.

Dat is alleen te doen als je weet waar de gegevens staan. Zit de informatie verspreid over een mailbox, twee telefoons en een uitgeprint vel in de keuken, dan haal je die maand niet.

De lijst is bij de verkeerde terechtgekomen

Dan heb je te maken met een datalek. Een lijst met allergieen die in de verkeerde groepsapp belandt, telt gewoon mee. Een datalek moet binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken moet je intern registreren, ook de kleine.

Spreek daarom vooraf af wie het meldpunt is in jouw bedrijf. Op zaterdagavond om zes uur is er geen tijd om dat uit te zoeken.

Wat riskeer ik als het misgaat?

Formeel is het maximum stevig: 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Voor een cateringbedrijf is dat niet het realistische scenario.

Het echte risico zit dichterbij. Een gast die merkt dat zijn medische informatie slordig rondgaat, vertelt dat aan de opdrachtgever. Zorgvuldigheid is hier gewoon onderdeel van gastvrijheid.

Hoe je dit in je eigen werkwijze verankert

De hele regeling laat zich terugbrengen tot een paar keuzes per moment in de opdracht. De tabel hieronder vat samen wat je op elk moment vastlegt en wat je juist laat staan.

Wat je per moment wel en niet vastlegt

Moment	Wel vastleggen	Niet vastleggen
Aanvraag	Contactgegevens van de opdrachtgever, datum, locatie, indicatie van het aantal	Namen van gasten
Gastenformulier	Naam, allergie of dieet, ernst voor de keuken, moment van invullen	Medische achtergrond, medicatie, reden van een geloofswens
Draaiboek	Telling per gerecht, afwijkende borden per tafel	Volledige gastenlijst in elk document
Uitvoering	Uitdraai per tafel voor de bediening, ingenomen na afloop	Bijlagen in groepsapps of prive-telefoons
Na afloop	Aantallen voor de nacalculatie en de factuur	Namen met dieetgegevens na de ingestelde termijn

Of je dit met een map, een spreadsheet of software regelt, maakt juridisch niet uit. Het maakt praktisch wel uit, want de meeste fouten ontstaan bij overdrachten en versies. De afwegingen tussen die werkwijzen staan naast elkaar in de vergelijking van spreadsheet, mailbox en gastendossier.

Wie met een dossier per opdracht werkt, heeft de meeste van deze vragen in een instelling zitten in plaats van in een gewoonte. Dat is precies wat het gastendossier van Gastenlogistiek doet: dieetwensen horen bij die ene opdracht, iedereen ziet alleen zijn eigen deel, en na de termijn die je zelf kiest verdwijnen de persoonsgegevens zonder dat iemand daaraan hoeft te denken. Wie deze software bouwt en waarom, staat op de pagina over de maker achter deze site.

Een laatste praktische opmerking: dieetwensen zijn niet los te zien van aantallen. Een wijziging in het aantal gasten brengt bijna altijd nieuwe wensen mee, en die moeten dezelfde route volgen. Wat daarbij misgaat, staat beschreven in het artikel over de misverstanden rond het definitieve gastenaantal.

Conclusie: minder vastleggen, beter bewaren

De AVG vraagt van een cateraar geen juridische afdeling. Ze vraagt drie dingen: verzamel alleen wat de keuken en de bediening echt nodig hebben, laat de gast het zelf doorgeven met uitleg erboven, en zorg dat het na afloop verdwijnt. Wie dat inricht, hoeft er tijdens de drukte nooit meer over na te denken.

Gastenlogistiek legt dieetwensen vast bij de opdracht in plaats van in een eeuwig klantprofiel, geeft elke medewerker alleen het overzicht dat bij zijn zaal hoort, en wist de persoonsgegevens op de termijn die jij instelt. Wil je zien hoe dat er voor jouw bedrijf uitziet, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.